Ofis yöneticisi - bu kim? Ofis yöneticisinin görevleri

"Plankton", "yöneticiler" - tüm bu tarafsız tanımlar ofis çalışanlarının çalışmaları ile ilgilidir. Ama böyle bir iş bu kadar işe yaramaz mı? Ofis yöneticisi - bu kim? Sorumlulukları nedir?

Ofis yöneticisi - bu kim?

Büro müdürü mesleği genellikle sekreterlik mesleği ile karıştırılır. Ancak bu uzmanlıklar arasında hala bir fark var. Peki, ofis müdürü - bu kim?

Bu alanın yöneticisi bir ofis yöneticisi veya yöneticisidir. Ofis çalışmasını düzenler, çalışanlar ve üstleri, müşteriler ve çalışanlar vb. Arasında önemli bir bilgilendirici bağlantıdır.

Bir kuruluşun faaliyeti ne kadar aktif olursa, günlük küçük organizasyon meseleleri ve dokümantasyonunda daha fazla sorun olur. Onların uygulaması ve bir ofis yöneticisi sağlar.

Mevcut tüm belgelerin ve üstlerinden gelen emirlerin usulüne uygun olarak yerine getirilmesini sağlar. Aynı zamanda, yönetici emirleri şirket çalışanlarına zamanında iletilmeli, ziyaretçilerden gelen tüm şikayetler dikkate alınmalı ve çalışanların önerileri yetkililere bildirilmelidir.

Bu nedenle, ofis işleri ve şirketteki iletişim kısmen ofis yöneticilerinin omuzlarına düşer.

İş yeri ve maaş

Ofisi, yöneticisi ve en az birkaç çalışanı olan herhangi bir şirkette bir ofis müdürüne ihtiyaç vardır. Küçük kuruluşlarda, böyle bir uzmanın sorumluluk listesi, örneğin büyük bir şirketten çok daha küçüktür. Büyük bir şirkette birkaç ofis yöneticisi olabilir ve her biri kendi departmanına atanır.

Bu tür uzmanlara olan talebin oldukça yüksek olduğu ve muhtemelen büyümeye devam edeceği ortaya çıkıyor. Ancak neredeyse hiç kariyer beklentisi yok. Özellikle ofis yönetimine ek olarak, bir kişinin artık bir mesleği yoksa.

Görevlerin çok karmaşık olmaması nedeniyle, en azından Rusya'da bir iş için rekabet oldukça yüksektir - bir boşluk için 6 kişi. Aynı zamanda, maaş sermaye standartlarına göre düşük - 27 bin ruble.

Kültür başkenti - St.Petersburg - bu tür işçilerin maaşları yaklaşık 5-7 bin daha düşüktür ve rekabet birçok kez daha yüksektir. Ülkenin çevresine ne kadar uzak olursa, maaş o kadar düşük olur ve pozisyon için daha fazla başvuran olur.

Gerekli kişisel özellikler

Ofis yöneticisi tarafından alınan emirlerin kural olarak acil ve hızlı bir şekilde uygulanması gerekir. Bu nedenle, başvuran her şeyden önce titizlik, çabukluk ve dakiklik gerektirir. İyi hafıza ve konsantrasyon da önemlidir.

Bu pozisyona sahip kişi dostça ve sosyal olmalıdır, çünkü bazı durumlarda müşterilerin önünde şirketin temsilcisi olarak hareket eder.

Ofis yöneticisi, genellikle iş görüşmeleri ve kurumsal toplantılar düzenlemeye dahil olduğundan, yetkin ve mantıksal olarak yapılandırılmış bir konuşmanın yanı sıra ana iş ahlakına da sahip olmalıdır.

İyi bir elektrikçinin telefon numarası veya öğle yemeği teslimat servisi gibi yararlı bilgiler de zarar görmez. Gerçekten de, birçok şirketteki ofiste siparişin yanı sıra çalışanların doygunluğu da yönetici tarafından kontrol edilmektedir.

Temel Ofis Yöneticisi Becerileri

1. Böyle bir çalışan için ilk gereksinim PC ve İnternet hakkında iyi bir bilgidir. Word ve Excel'e ek olarak, başvuru sahibi Photoshop veya Office Seçici Yöneticisi'ne sahip olacaksa, bu başka birini değil, onu işe almanın başka bir nedenidir.
2. Yüksek baskı hızı. Metinleri hızlı bir şekilde yazabilme özelliği, bir ofis yöneticisi için en önemli olanlardan biridir.
3. Bir kişi büyük bir şirkette iş bulursa, önceki işlerde elde edilen idari yönetim becerileri gereklidir.
4. Evrak becerileri. Dokümantasyon, bu tür uzmanların ana sorumluluklarından biridir, bu nedenle temel bilgi vazgeçilmezdir.
5. Ofis ekipmanlarının güvenli kullanımı. Fakslar, yazıcılar, tarayıcılar - tüm bunlar ofis yöneticisinin yetkisinde olmalıdır.
6. Yetkili ve diplomatik iletişim becerileri. Ofis yöneticisi sadece yetkin iletişim kurmamalı, gerektiğinde çatışma durumlarını çözebilmelidir.
7. Yabancı dilde yeterlilik. Büyük uluslararası şirketlerde ofis müdürü en azından temel İngilizce bilgisine sahip olmalıdır.

İş tanımının genel hükümleri

Ofis yöneticisinin pozisyonu şirketin CEO'su tarafından onaylanır. Farklı şirketlerde, bazı açılardan farklılık gösterebilir, ancak genel olarak ana hükümleri değişmez. Daha sonra belirli görevleri yerine getirmenin planlarınızın bir parçası olmadığını şikayet etmemek için iş sözleşmesini imzalamadan önce çalışma talimatını tanımanız gerekir.

Genel hükümler şunları gösterebilir:

• ofis yöneticisini işe almaktan kim sorumludur;
• görevinden kurtulma hakkı olan;
• çalışanın kime rapor verdiğini;
• ofis yöneticisine rapor veren;
• yokluğunda bir ofis müdürünün görevlerini yerine getiren vb.

Genellikle ofis müdürleri CEO'ya rapor verir. Ofis yöneticileri kuryeler, sürücüler, temizleyiciler vb.

Ayrıca genel hükümlerde, belirtilen pozisyon için hangi yeterlilik seviyesine sahip çalışanın kabul edilebileceği belirtilebilir.

Doğrudan görevler

Talimatlardaki bir sonraki paragraf bir ofis yöneticisinin görevlerini belirler.

İş ilanlarına ilişkin özgeçmişler için genellikle başvuru sahipleri önceki bir ofis işinde hangi sorumlulukları yerine getirdiklerini ayrı bir sütuna yazarlar. Böylece işveren başvuranın becerileri hakkında daha fazla bilgi edinir.

Bir ofis yöneticisinin doğrudan sorumlulukları neler olabilir?

1. Telefon görüşmelerini denetleme. Çalışan, gelen çağrıları, yeteneğinin en iyi şekilde cevaplanmasını, rakiplerin sorularını cevaplamalı ve üstlerine iletmek istedikleri bilgiler hakkında bilgilendirmelidir.
2. Belgelerin seçilmesi. Belgelerin saklanması ve muhasebeleştirilmesi, yazışmaların kontrolü, siparişlerin yerine getirilmesi vb. - Bunlar ofis yöneticisinin doğrudan sorumluluklarıdır.
3. Belgelerin çoğaltılması. Patronun özel talimatlarında, çalışan işin kopyalanmasını ve çoğaltılmasını gerçekleştirir.
4. Mektuplar, istekler - yani. Derhal amirinin talebi üzerine ortaklar, müşteriler veya tedarikçiler ile yazışmalar.

Bir ofis yöneticisinin görevleri en az altı başka iş türünü içerebilir. Ancak her şirkette, bu kategorideki uzmanlar üzerindeki yük ayrı ayrı belirlenir.

Ofis Yöneticisi Hakları

Bir ofis yöneticisinin herhangi bir talimatı sadece görevleri değil aynı zamanda hakları da içerir.

1. Tam bilgi vermek. Belirli görevleri yerine getirmek için, ofis yöneticisi ihtiyaç duyduğu gizli bilgiler de dahil olmak üzere bu miktarda bilgi verilmesini talep etme hakkına sahiptir.
2. Sağlam rasyonalizasyon önerileri. Ofis çalışmasının organizasyonu için, genel müdürün yenilikleri veya ek emirleri gerekiyorsa, yönetici bunları tanıtmak için teklif verme hakkına sahiptir.
3. Uygun çalışma koşulları gerektirir. Resmi görevler, gerekli koşulların bulunmaması nedeniyle yerine getirilemezse, ofis yöneticisi bunların oluşturulmasını isteyebilir.
4. Yetkisi dahilinde hareket edin. İş tanımını inceledikten sonra çalışan, yalnızca yetkinliği çerçevesinde karar verme ve sipariş verme hakkına sahiptir.

Bu, bir ofis yöneticisinin sahip olduğu haklara ilişkin kabaca bir rehberdir. Kurumun özelliklerine bağlı olarak takviye edilebilir veya azaltılabilir.

Bir sorumluluk

Ofis müdürü, bazı sorumlulukları da içeren bir meslektir. Kuralların ihlali için kapsamı ve cezası her işveren tarafından ayrı ayrı belirlenir. Görev tanımlarında sorumluluğun üstlendiği en yaygın hususlar şuna benzer.

1. Görevlerine karşı ihmalkar bir tutum için. Zamanında emirlerin yerine getirilmesi ve diğer ihmaller, cevaplanması gereken çalışanın hatasıdır.
2. Gizli bilgilerin açıklanması için. İş sözleşmelerinde ve iş tanımlarında, bilgilerin gizliliği hakkındaki maddeleri dikkatlice okumalısınız. Açıklanması için çoğu zaman işinizi kaybedebilirsiniz.
3. Yeterliliğin ihlali için. Çalışanın yetkinlik kapsamı dışındaki eylemlere izin verilmez.
4. Çalışma programının vb. İhlali için. Çalışma programının ihlali, yangın güvenliği kuralları veya güvenlik önlemleri de çalışanın sorumluluğundadır.

Mesleğin artıları ve eksileri

Bu mesleğin, diğerleri gibi, bir takım avantajları ve dezavantajları vardır. Peki, ofis yöneticisinde çalışmanın avantajları nelerdir?

Bu cephede çalışan işçilerin tepkileri, her şeyden önce, bu meslek için yüksek talep ile ilgilidir: bu alanda biraz deneyim kazandıktan sonra, daha iyi ücretli bir iş bulmak zor değildir. Çalışma sürecinde kazanılan bu idari beceriler günlük yaşamla ilgilidir. Buna ek olarak, ofis yöneticisi olarak çalışmak iletişim becerilerinizi geliştirmenizi sağlar.

Eksiler arasında çalışanların yaşadığı artan psikolojik yük vardır, çünkü bir iş gününde birçok farklı sorunu çözmeniz gerekir. Buna ek olarak, yöneticiler, doğrudan görevlere ek olarak, genellikle ofis yöneticilerine kişisel talepler ve ek talimatlar yükler.

Mesleği nerede öğrenmeli?

Bunun kim olduğu ofis yöneticisi yukarıdakilerden açıktır. Ancak bu mesleği nereden öğrenebilirsiniz?

Herhangi bir üniversitede ofis yöneticisi hazırlayacak özel bir fakülte yoktur. Ancak çoğu zaman yönetici, yüksek öğrenime sahip bir kişinin bu pozisyonda kalmasını ister. Bunun ne tür bir eğitim olacağı her zaman önemli değildir - asıl önemli olan, başvurucunun üniversite mezunu olmasıdır. Taşra şehirlerinde bu konum 9 eğitim sınıfından sonra bile alınabilir. Her şirket hangi ofis yöneticisine ihtiyaç duyduğuna bireysel olarak karar verir.

En önemlisi, işveren adayın diğer özellikleriyle ilgilenecektir:

• daha önce bu alanda çalışıp çalışmadığı;
• Bilgisayarda ne kadar bilgili;
• Evraklar biliyor mu;
• Diller vb. Konuşuyor mu?

Bir kişinin iletişim becerilerini azaltamazsınız. Bu göstergelere göre her şey yolundaysa, iş bulma şansı artar.