Değerli çalışanları bulmak için iş profilleri nasıl oluşturulur?

Her yönetici veya İK müdüründen önce, er ya da geç, boş bir pozisyonun doldurulması sorunu olur. İyi bir uzman seçmek kolay bir iş değildir. Bu amaçla, yöneticiler sıklıkla başvuru sahibinin gereksinimlerini karşılamanıza yardımcı olacak iş profilleri hazırlar.

Bir kavramın tanımı

İş profilleri, bir iş için adayın karşılaması gereken bir dizi profesyonel ve kişisel yetkinliktir. Şu anda, belirli bir mesleğin temsilcisinin sahip olması gereken özelliklerin resmi bir tanımı yoktur ve bu nedenle yöneticiler bu belgeleri bağımsız olarak hazırlamaktadır.

Pozisyonun profilinin, çalışanın görevlerini yerine getirmesi gereken bir tür standart olduğunu söyleyebiliriz. Açıklama ayrıntılı ve en önemlisi - gerçekçi olmalıdır. Belgede aşağıdaki ana öğeler gösterilmelidir:

• belirli bir işletmenin organizasyon yapısındaki konumun yeri ve önemi;
• bu pozisyon için kabul edilen çalışan tarafından yerine getirilmesi gereken fonksiyonel sorumluluklar;
• bir pozisyon için adayın sahip olması gereken temel yetkinlikleri listeleyen bir profil;
• belirli görevlerin yerine getirilmesi için gerekli olan kişisel nitelikler;
• kuruluşun çalışanlarına ileri sürdüğü minimum gereksinimler listesi.

Böylece, iş profillerinin bir çalışanın karşılaması gereken bir dizi özellik olduğunu söyleyebiliriz. Bu, başvuranın sorumluluklarının yanı sıra kalifikasyon ve kişisel parametrelerini açıklayan spesifik bir standarttır.

Neden iş profillerine ihtiyacım var?

İK yöneticileri düzenli olarak boş bir pozisyonun kapatılması sorunuyla karşı karşıyadır. Pozisyonun kapsamlı bir profilini çizmemiş olmanız durumunda, doğrudan çalışan seçimine devam etmemelisiniz. Bu belge, aşağıdaki durumlarda kullanılan bir ipucudur:

• boş görevlerin doldurulması için adayların seçilmesi;
• mevcut pozisyona uygunluk derecesini ortaya çıkarmak için halihazırda çalışan personelin sertifikasyonu için (bu, deneme süresini geçen çalışanlar için de geçerlidir);
• personel eğitimi ve ileri eğitim için planlar hazırlamak;
• gelecek için bir personel rezervi oluşturmanız gerekiyorsa;
• kariyer büyümesini planlamak ve çalışanların organizasyondaki üst düzey pozisyonlara daha fazla terfi etmelerini sağlamak.

Oldukça sık, bir adayın bir görev için iş profili iş tanımı ile karıştırılır. İki belge arasındaki temel fark, ikincisinin yasal gereklilikler temelinde derlenmesidir. İş tanımı, belirli bir kuruluşun belirli bir çalışanı için değil, bir bütün olarak meslek için hazırlanan genel bir belgedir. Temel sorumlulukları ve çalışma koşullarını tanımlar. İş profili, içerik ve yapı için açık gereksinimleri olmayan yerel nitelikte bir belgedir. Personel yöneticisi (veya diğer personel çalışanları) bunu kendi deneyimlerine veya kuruluşun genel uygulamasına göre derler.

Mesleki yeterlilikler

Her pozisyon, bir çalışanın belirli yetkinliklere sahip olmasını gerektirir. Bunlar, belirli işlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan yeterlilik özellikleridir. Bu nedenle, bir gönderinin yetkinlik profili genellikle aşağıdaki öğeleri içerir:

• stratejik düşünme (olası riskleri ve alternatif seçenekleri dikkate alarak uzun vadeli planlar yapabilme yeteneğini ifade eder);
• başkaları üzerindeki etki (kişinin bakış açısını savunma ve başkalarını doğruluğu konusunda ikna etme yeteneği);
• problem çözme becerileri (standart dışı durumlara ve zorluklara yeterince cevap vermenin yanı sıra bunlardan hızlı bir şekilde yol bulma yeteneği);
• bilgi arama (veri seçimi ve filtreleme, ilgili kaynakları bulma ve kullanma yeteneği);
• müşteriler ve karşı taraflarla çalışma becerisi (ilgi alanlarını dikkate alarak, psikolojiyi anlama, istek ve ihtiyaçları karşılama);
• esneklik (değişen bir duruma göre hızlı müdahale ve karar verme);
• kaliteye odaklanmak (tüm gereksinimlerin ve standartların bilgisi ve yerine getirilmesi ile sürekli iyileştirme arzusu).

Söz konusu pozisyona bağlı olarak, yeterliliklerin listesi genişletilebilir veya daraltılabilir. Pozisyonun profesyonel profili sadece gereksinimleri değil aynı zamanda şiddet derecelerini de içerir (temel, yüksek, maksimum). Bu gösterge bir röportaj veya özel psikolojik testler ile belirlenebilir.

Nasıl derlenir

Bir gönderinin profilini oluşturmak oldukça zahmetli bir süreçtir. Gerekliliği, bu belgenin değerli bir çalışanın sahip olması gereken parametreleri belirlemenize izin vermesidir. Profili doğru bir şekilde formüle eden İK personeli, yeni çalışanların aranması ve seçilmesi sürecini büyük ölçüde kolaylaştırır. Bir belgeyi derlerken, bir dizi öneri ve kurala uymaya değer:

• Gönderinin başlığı kısa olmalı ve özünü açıkça yansıtmalıdır. Ayrıca, çalışanın ana sorumluluklarının bir listesini içerecek kısa bir açıklama yazmaya değer. Görevlerin bir listesi olarak sunulabilir. Bu, gönderinin profilinin temeli olacaktır.
• Pozisyonla ilgili temel bilgilerin listesi sadece iş sırasını değil, aynı zamanda mülakattaki kilit noktalardan biri olacak maaşın boyutunu da içermelidir. Ayrıca, boyun eğme hiyerarşisini ve yeni çalışanın etkileşime girmesi gereken kişilerin yaklaşık listesini açıklamaya değer.
• İş görevlerini yerine getirmek için bir takım özel yeterlilikler gereklidir. Bu liste çok geniş olmamalıdır (en fazla 10 puan). Kişisel deneyim, teorik araştırma, çalışanların gözlemleri ve sosyolojik bir araştırma temelinde derlenebilir. Yetkinlikleri birkaç gruba ayırabilirsiniz (örneğin, özel ve kurumsal).

Profil hem kısa hem de geniş olmalıdır. Bu, çok fazla zaman harcamadan kapsamlı bilgi almanızı sağlayacaktır.

Yaratılışın ana aşamaları

Bir iş profilinin geliştirilmesi birbirini takip eden birkaç aşama içerir:

• Belgenin hazırlanmasının ilk aşamasında, iş tanımları ve işletmenin özellikleriyle ilgili tüm bilgiler dikkatle incelenmelidir. Standartlaştırılmış formları kullanarak çalışanlarla görüşmeler yapabilir veya sosyolojik bir anket yapabilirsiniz.
• Ardından, çalışmaya doğrudan katılacak kişilerin çevresi belirlenir. Çoğu zaman, İK uzmanları bu konuyla ilgilenir. Ancak, profillerin derlendiği diğer hizmetlerin yöneticilerini de dahil etmek önemlidir. Çalışma, sonuçların nihai bir çalışma belgesine müteakip entegrasyonu ile birlikte veya ayrı ayrı yapılabilir.
• Üçüncü aşama, bir pozisyonun içindeki yerini belirlemek için işletmenin organizasyon yapısının incelenmesini içerir. Yeni çalışanın rapor tutacağı astların yanı sıra acil amirlerin belirlenmesi gerekir.
• Aşağıda, belirli bir konuma karşılık gelen fonksiyonel sorumlulukların ayrıntılı bir açıklaması verilmiştir. Temel sadece yasal eylemler değil, aynı zamanda belirli bir kuruluştaki kişisel deneyimdir.
• Beşinci aşamada, personel yöneticisi (veya profilin hazırlanmasında yer alan başka bir uzman), iş görevlerini yerine getirmek için gerekli bilgi ve becerilerin listesini belirlemelidir. Mesleki yeterliliklerle ilgilidir.
• Yetkinlikleri tanımladıktan sonra, bunların önem derecesine ve bir uzmanın sahip olması gereken seviyeye göre dağıtılması önemlidir. Bu seçim sürecini kolaylaştıracaktır.
• Daha sonra, çalışma grubundaki katılımcılar, bir adayın boş bir pozisyonu doldurmak için hangi kişisel özelliklere sahip olması gerektiğini belirlemelidir. Bazen karakter özellikleri profesyonel yeterliliklerden daha da önemlidir, çünkü ikincisi geliştirilebilir ve ilki çalışma sürecinin önünde ciddi bir engel olabilir.
• Sekizinci aşamada, çalışanın genel gereksinimlerini belirlemek gerekir. Genellikle cinsiyet, yaş, eğitim seviyesi veya iş tecrübesi vb. İlk iki işaretin her zaman kullanılmasının uygun olmadığını belirtmek gerekir, çünkü yasa onları ayrımcılık olarak yorumlayabilir.
• Son aşama, çalışanın iş verimliliğinin belirleneceği kriterlerin tanımlanmasını içerir. Deneme süresi boyunca veya mevcut çalışanların emek kalitesinin periyodik olarak değerlendirilmesi için kullanılabilirler.

Bu algoritmanın tüm kuruluşlarda uyumluluk için zorunlu olmadığını belirtmek gerekir. İşletmenin büyüklüğüne ve organizasyon yapısının özelliklerine bağlı olarak, bazı aşamalar gözden kaçırılabilir ve başka aşamalar da sunulabilir.

Örnek Derleme

Şu anda, pozisyon için gereksinimlerin bir profilinin derleneceği birleşik bir form bulunmamaktadır. Ve her bir işletmedeki mesleklerin kendilerine özgü gereksinimleri olabilir. Bununla birlikte, İK yöneticileri zaten bir iş profilinin derlendiği belirli bir uygulama geliştirmişlerdir. Bir örnek şöyle görünebilir:

• personel tablosuna göre iş unvanı;
• kısa açıklama (çalışanın yapması gerekenler);
• temel koşullar (çalışma programı, ücret düzeyi, vb.);
• pozisyon için başvuru sahibine ileri sürülen şartlar (eğitim düzeyi, belirli bir alanda iş deneyimi, belirli özel beceriler);
• iş sorumluluklarının genişletilmiş listesi;
• belirli bir kuruluşun potansiyel çalışanının sahip olması gereken kurumsal yetkinlikler;
• psikolojik testler ve çalışanın belirli bir pozisyona uygunluğunu değerlendirmenin diğer yöntemleri.

Bu yaklaşık bir şablondur. Çoğu zaman, bu iş profilinin yapısıdır. Örnek, kuruluşun yapısına bağlı olarak genişletilebilir veya daraltılabilir. Belirli mesajlar için ek parametreler de girilebilir.

İK profili

Personel yöneticisi, işletmedeki en sorumlu pozisyonlardan biridir, çünkü çalışanların nitel bileşimi bu çalışana bağlıdır. Bu nedenle, pozisyon profili gibi bir belgeye yansıyan personel memurlarına özel taleplerde bulunulmaktadır. Bir örnek aşağıdaki gibi olabilir:

• insanlarla çalışma becerileri (personel yöneticisi iletişim ve anlaşmazlıkların çözümü olmalıdır);
• hızlı katılım (İK uzmanı kayıtsız olmamalı, belirli sorunların çözümü ile ilgilenmelidir);
• personelin yapısının ve kalitesinin iyileştirilmesine ilişkin konularda inisiyatif almak;
• iletişime açıklık (bu kalite, pozisyonun spesifik özellikleri açısından gereklidir);
• güncel sorunların çözümünde coşku;
• ekibin diğer tüm üyelerine aktarılacak olumlu ruh hali;
• konuşma yürütme yeteneği (potansiyel ve gerçek çalışanlarla konuşmada başrolü oynayan yönetici);
• liderlik özellikleri;
• topluluk önünde konuşma becerileri (üst yönetime raporlar ve raporlar sunmak ve astlar için seminerler düzenlemek için);
• acil durumlarda yaratıcı kararlar almak için standart dışı düşünme;
• hatip becerileri, ifadelerin inandırıcılığı;
• düşünme hızı ve eylemlerde çabukluk;
• değişen koşullara uyum sağlama yeteneği (ve yeni işe alınan çalışanlara yardımcı olma);
• risk korkusu eksikliği (bu özellik orta derecede telaffuz edilmelidir);
• karar vermede bağımsızlık;
• yönetime yeni yaklaşımları deneme ve bulma yeteneği;
• stresli ve stresli durumları etkisiz hale getirmeye yardımcı olan bir mizah anlayışı.

Personel seçiminden sorumlu yöneticinin pozisyonunun profili özel bir dikkatle hazırlanmalıdır, çünkü bu pozisyon herhangi bir işletmedeki anahtarlardan biridir. Bu pozisyon için başvuran bir kişi şartlara tam olarak uymalıdır, çünkü omuzlarının üzerinde, personelin oluşması sorumluluğunun dinlenmesi gerekir.

Satış Müdürü Gereksinimleri

Çoğu zaman bir satış müdürü gibi bir boşlukla karşılaşabilirsiniz. Birçok gencin kariyer yollarına benzer çalışmalarla başlamasına rağmen, bu aşamada başvuranlara oldukça ciddi gereklilikler getirilmektedir. Satış yöneticisi konumunun tipik bir profili aşağıdaki gibidir:

• çok çeşitli insanlarla (tedarikçiler, müşteriler, müşteriler, vb.) sürekli iletişime hazır olma;
• karşı taraflarla müzakereleri takiben hızlı bir şekilde karar verme becerisi;
• konuşmada iyimser bir ruh hali sürdürmenin yanı sıra bir güven atmosferi yaratma yeteneği;
• düşüncenin yaratıcılığı (ürünün sunumunda önemli);
• zamanınızı rasyonel olarak organize etme yeteneği (çalışma birçok günlük toplantı ve müzakere içerdiğinden);
• yükleniciler ve müşterilerle iletişimde diplomatik ton;
• duygusal denge, stresli durumlarda sakin kalmanın yanı sıra hızla çatışmalardan bir çıkış yolu bulmak;
• farklı kişilik türleriyle ortak bir dil bulma yeteneği;
• satılan ürüne sadakat.

Konumun çok yaklaşık bir profilinin verildiğini belirtmek gerekir. Bir örnek, belirli bir kuruluşun ihtiyaçlarına göre genişletilebilir veya kısaltılabilir.

İş profiline temel yaklaşımlar

Bir iş profilinin geliştirilmesi iki ana yaklaşıma uygun olarak gerçekleştirilebilir:

• Durumsal yaklaşım, belgenin boş bir postayı kapatmanın acil olduğu durumlarda derlendiği anlamına gelir. Zaman çok sınırlı olduğundan, belge çok yakın bir şekilde hazırlanır ve potansiyel bir çalışan için sadece en temel gereklilikleri gösterir. Gelecekte, bu iş parçası tam bir profil oluşturmaya hizmet edebilir.
• Metodolojik yaklaşım, pozisyonun net özellikleri, gerekli yetkinlikler, kişisel nitelikler ve fonksiyonel sorumluluk alanlarının geliştirileceği kapsamlı bir çalışma gerektirir. Tüm kapsamlı bilgileri içerecektir ve bu nedenle personel arama ve seçiminde çalışan bir belge olarak kabul edilecektir. Kuruluş herhangi bir reformdan geçtikçe, profil de değişikliklere uğrayacaktır.

bulgular

Başarılı personel seçimi için işletmede pozisyon profilinin çizilmesinin önemli olduğunu belirtmek gerekir. Birleşik bir belgeye örnek vermek oldukça zordur, çünkü bu konu yasalarla düzenlenmemiştir, ancak işletme yöneticilerinin takdirindedir.

Profil, belirli bir boş pozisyon için aday seçiminde kullanılan ana araçlardan biridir. Ayrıca, bu belgeye uygun olarak, personelin periyodik olarak belgelendirilmesi veya deneme süresinin sonuçlarına göre doğrulama yapılabilir. Çalışmanın sonuçlarına bağlı olarak, yeterlilik seviyesinin iyileştirilmesine yönelik talimatlar tanımlanabilir.

Bir profil derlenirken, iki yaklaşımdan biri kullanılabilir. Bir boşluğun kapatılması acil olduğunda bir durum ortaya çıkar. Bu durumda, iş tanımı yaklaşık olarak sadece ana karakteristikleri belirten yapılabilir. Metodolojik yaklaşımdan bahsedersek, personel seçimi pratiğinde sürekli olarak kullanılan ayrıntılı bir belge geliştirilmektedir.

Bir iş profili geliştirme süreci, birbirini takip eden birkaç aşamadan geçmeyi içerir. Başlangıç ​​olarak, mesleğin özelliklerini ve bunun için düzenleyici yasal düzenlemelerle ortaya konulan gereksinimleri inceliyoruz. Ayrıca, belgelerin hazırlanmasında yer alacak bir grup yetkili uzman oluşturmak da gereklidir. Profil, işletmenin organizasyon yapısı dikkate alınarak derlenir ve bu nedenle de dikkatle incelenmelidir. Belgenin ana kısmı, potansiyel bir çalışanın iş sorumluluklarının yanı sıra yeterlilikler için gerekliliklerin bir açıklamasıdır. Ayrıca kişisel niteliklere (sosyallik, stres direnci vb.) Dikkat etmeye değer.