Örnek arşivci iş tanımı

Arşiv çalışanının pozisyonuna arşivci denir. Bu alandaki bir uzmanın ana görevi, arşivin çalışmasını ve içindeki belgelerin dolaşımını organize etmektir. Bu tür profesyonellere, özellikle sigorta, finans ile ilgili kuruluşlarda ve özellikle devlet teşebbüslerinde resmi evrakların büyük bir ciro olduğu yerlerde ihtiyaç duyulmaktadır. Yeni çalışanın başvurması gereken ana belge, arşivcinin iş tanımıdır.

Genel Hükümler

Arşivi yalnızca işletmenin başı kabul edebilir veya reddedebilir. Dahası, her şeyden önce, ülkenin mevcut mevzuatına atıfta bulunmalıdır. Talimatlar, bu pozisyona sahip uzmanın doğrudan şefi olan kişiyi belirtmelidir.

Bir arşivci olarak çalışmak için, bir kişinin başlangıç ​​mesleki eğitimi alması gerekir ve daha sonra bu alanda deneyimi olmayan bir pozisyona kabul edilebilir. Orta veya genel eğitimi olan bir kişinin iş bulması seçeneği vardır, ancak daha sonra bu yönde özel eğitim alması gerekir. Bu pozisyon için iş deneyimi isteğe bağlıdır.

Ne bilmeli

Girişim arşivcisinin iş tanımı, çalışanın belirli bir bilgiye sahip olması gerektiğini düşündürmektedir: bu kuruluştaki arşivdeki işin yürütülmesi ile ilgili yasal düzenlemeleri, talimatları ve tüm yasal belgeleri incelemek zorundadır. Ayrıca, belgeleri nasıl saklayacağını, kullanacağını ve hangi standartları kabul edip teslim edeceğini bilmelidir. Onun bilgisi, tek devletli bir ofis çalışması sistemini içermelidir. Ayrıca, saklanan belgelerin açıklamalarının nasıl derlendiğini, hangilerinin kalıcı olarak depolanması gerektiğini ve hangilerinin sadece geçici olarak saklanacağını ve imhalarına ilişkin eylemleri hazırladığını anlamalıdır.

Yardımcı arşivcinin iş tanımı, işlerin nasıl yapıldığını, gelecekteki kullanım ve güvenlik için hangi kurallara göre hazırlandıklarını, kayıtların nasıl tutulduğunu ve kuruluşta ifadelerin nasıl hazırlandığını bilmesi gerektiğini ima eder. Bu kişi, çalıştığı şirketin yapısını, ekipman kullanma kurallarını ve arşivde çalışmak için gerekli tüm teknik araçları anlamalıdır. Ayrıca, işgücü koruması, yangın güvenliği, rutinler ve benzerleri de dahil olmak üzere kuruluşun tüm iç kurallarını ve yasalarını bilmekle yükümlüdür.

Görevler

Bir bütçe kurumu arşivcisinin iş tanımı, belirli işlevleri yerine getirmesi gerektiğini düşündürmektedir: arşivleme ile ilgili çalışmaları yapmak, arşive giden belgeleri korumak, alınan belgeleri kaydetmek, isimlendirmeyi geliştirmek ve arşivlemeden önce dosyaların kayıtlarının doğruluğunu kontrol etmek. Böyle bir ihtiyaç varsa, depolama birimlerini şifreler, vakaların yerleşimini sistematize eder ve kayıt defterine koyar.

Bir tıp kurumunun arşivcisinin iş tanımı, saklanan belgelerin özet tanımlarını, geçici ve sınırsız birimlere dağıtılmasını hazırlaması gerektiğini önermektedir. Raf ömrü sona ermiş olan kayıtları zamanında tutmalı ve belgeleri imha etmeli ve ayrıca istenen belgeyi kolayca ve hızlı bir şekilde bulabileceğiniz bir sistem geliştirmelidir.

Diğer fonksiyonlar

Ayrıca, iş sorumlulukları, sınav sırasında sadece bilim için değil, aynı zamanda bilim için belgelerin bulunup bulunmadığını da gerektirir. Belgelerin bozulmadan kalmasını sağlamalı ve gerekirse onlarla restorasyon çalışması yapmalıdır. Bu uzman aynı zamanda arşiv binasının belgelerin normal depolanması için gerekli tüm koşullara sahip olmasını sağlar.

Arşivci yangın koruma kurallarının uygulanmasını izlemeli ve belgelerle çalışmak için modern teknik araçlar kullanmalıdır. Kuruluşun çalışanlarının ve ziyaretçilerinin talebi üzerine, arşiv belgelerinin kopyalarını veya orijinallerini yayınlamak, arşivdeki bilgileri kullanarak referanslar hazırlamak ve çalışmaları hakkında raporlar hazırlamakla yükümlüdür.

Haklar

Tıbbi arşivcinin iş tanımı, belirli haklara sahip olduğunu göstermektedir. Çalışmasıyla ilgili belgeler talep edebilir ve alabilir. Gerekirse, yetkili konularını çözmesine yardımcı olursa, işletmenin diğer bölümlerinden veya diğer kuruluşlardan uzmanlarla işbirliği yapabilir. Böyle bir ihtiyaç varsa, arşivin çalışmasıyla doğrudan ilgili herhangi bir konuda şirketinin diğer kuruluşlardaki çıkarlarını temsil edebilir.

Bir sorumluluk

Arşivcinin iş tanımı, görevlerini yerine getirememesinden ve düşük kaliteli işlerden, yapılan görevler hakkında yanlış veya çarpık bilgi sağlamaktan, yetkililerden gelen emirleri yerine getirmekten sorumlu olduğunu varsayar.

Ayrıca, işletmenin normal işleyişini tehdit eden ihlallerin, güvenlik ihlallerinin veya diğer eylemlerin tespit edildiği durumlardan sorumludur ve çalışan bunları bilgilendirmedi ve sorunu ortadan kaldırmak için herhangi bir önlem almadı. Arşivci çalışma standartlarını ihlal etmekten sorumludur.

Çalışma şartları

Arşivcinin iş tanımı, kurum yönetiminin çalışma saatlerini çalışma mevzuatına göre belirlemesi gerektiğini önermektedir. Üretim ihtiyacı durumunda, şirket ona tüm normları ve standartları ve ayrıca yerel olanlar da dahil olmak üzere iş seyahatlerinin uygulanması için gereken her şeyi dikkate alarak bir iş yeri sağlamalıdır. Ayrıca yetkisi dahilinde belge imzalama hakkına sahiptir.

Sonuç

Bu pozisyon için kabul edilen uzmanın dayanması gereken ana belge, arşivcinin iş tanımıdır. Hangi organizasyonda çalıştığına bakılmaksızın, haklar, yükümlülükler, fonksiyonlar ve bilgiler pratik olarak çakışır ve belirli bir işletmenin ihtiyaçlarına ve yönetim ekibinin çalışanlarına hangi görevleri verdiğine bağlı olarak değişebilir.

Böyle bir çalışma, dikkat, azim, önemli belgeler için güvenlik kuralları bilgisi, belirli belgelerin değerini değerlendirme bilgisi ve belgeleri düzenleme, hızlı bir şekilde bulma ve şifreleme becerisini gerektirir. Bir diğer önemli faktör insanlarla çalışmaktır, çünkü bir arşivcinin mesleği, çeşitli belgelerin düzenlenmesi ve kabul edilmesini, derlenmesinin ve özgünlüğünün doğruluğunu kontrol etmeyi içerir. Sadece çok sayıda bilgi ile çalışmaya hazır olan ve şirketin diğer kuruluşlardaki çıkarlarını temsil eden özenli bir kişi, bu pozisyonda iş görevlerini doğru ve güvenilir bir şekilde yerine getirebilir.