Okul sekreteri: görevler, iş tanımları, çalışma koşulları

Belirli bir pozisyonda çalışmak, istihdam edilen çalışan tarafından belirli bir faaliyetin uygulanmasını sağlar. Sekreterin okuldaki görevleri, bu pozisyonda bulunan kişi için görev tanımının ayrılmaz bir parçasıdır. Bu belgeyi kullanarak, sadece sorumluluk yelpazesini değil, aynı zamanda profesyonel faaliyetin diğer yönlerini de net bir şekilde özetleyebilirsiniz.

Belgenin genel hükümleri

Belgenin bu bölümü genellikle, adaylar için acil görev ve gerekliliklerinin yerine getirilmesinde sekreterin görevlendirilmesi, tabi kılınması için bir adayı işe alma prosedürünü gösterir.

Bir adayın işe alım için mesleki eğitim alması ve daha sonra okuldaki sekreterin görevlerini yerine getirmesi gerekir. Alternatif olarak, başvuran, belirlenen programa uygun olarak tam bir orta öğretim ve mesleki hazırlık kurslarına sahip olabilir. Bu durumda, iş deneyimi için gereksinimler sunulmaz.

İşe alma ve işten çıkarılma doğrudan eğitim kurumu müdürü tarafından yapılır. Çalışan okuldaki sekreterin görevlerini yerine getirirken müdüre rapor verir.

Sekretere ne yol gösterir?

Bu bilgi iş tanımının genel bölümünde de belirtilmiştir. Hangi belgelerin okulda sekreter olarak görev yapan bir uzman için rehber olduğunu açıkça anlamanıza olanak tanır.

Temel olarak aşağıdaki belgeler kullanılmalıdır:

1. Siparişler, siparişler, kararnameler ve diğer düzenleyici belgeler.
2. Birleştirilmiş bir organizasyonel ve idari dokümantasyon standartları.
3. Eğitim kurumunun tüzüğü ve iç düzenlemeleri.
4. Sekreterin iş tanımı.
5. İş güvenliği, güvenlik önlemleri, üretim çerçevesinde sanitasyon, yangından korunma ile ilgili kural ve düzenlemeler.
6. Noktalama işaretleri ve yazım kuralları.
7. Ofis ekipmanları ile çalışmak için temel kurallar.

   

Okul müdürü sekreterinin acil sorumluluklarıyla ilgili düzenleyici ve yasal düzenlemeleri de dikkate almak gerekir. Bu, işinizi mümkün olduğunca verimli ve verimli bir şekilde gerçekleştirmenizi sağlayacaktır.

Görev aralığı

Sekreterin okuldaki doğrudan görevleri, iş tanımının en önemli bölümüdür. Bir kişinin çalışma günü boyunca yerinde ne tür faaliyetlerde bulunması gerektiğini belirler.

Okul sekreterinin mesleki görevleri şunlardır:

1. Eğitim kurumunda gelen yazışmaların kabulü.
2. Müdürün emirlerine uygun olarak yazışmaların devri.
3. Kayıt tutma (elektronik formda da).
4. Bilgilerin toplanması ve işlenmesi ile ilgili işlemlerin yapılması (bilgisayar teknolojisinin kullanılması dahil).
5. Dokümanların zamanında hazırlanmasını ve gözden geçirilmesini takip etmek.
6. Eğitim kurumu müdürünün emriyle mektuplar, sorular, belgeler ve cevaplar hazırlamak.

   

Sekreter sadece müdürle değil, aynı zamanda okulun yapısal bölüm başkanları, öğretim personeli ve müdür yardımcıları ile de yakın temas halindedir. Buna ek olarak, bu pozisyondaki yüklenici sadece kurumun tüm kurallarını bağımsız olarak yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda diğer çalışanların icrasını da izler. Okuldaki ofis sekreterinin sorumluluklarının eğitim birimi sekreterinin sorumluluklarından farklı olmadığını belirtmek gerekir.

Bir uzman ne bilmeli

İşe alım sırasında yönetim, başvuranın sadece belirli bir eğitim almasını değil, aynı zamanda belirli bir bilgi taşımasını da gerektirir. Ve başvuru sahibine bilmesi gerekenden ne kadar profesyonel rehberlik edilirse, iyi bir iş olasılığı da o kadar artar.

Gerekli bilgi listesi aşağıdakileri içerir:

1. Yasama. Eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesine ilişkin normatif ve yasal düzenlemeler.
2. İşletme belgeleri ve yazışma kuralları, etik ve görgü kurallarının temelleri.
3. Büro işlerini yürütmek için talimatlar.
4. Bilgisayar ve organizasyon ekipmanı ile çalışma kuralları, interkom kullanımı.
5. Doküman oluşturma, işleme, aktarma ve saklama kuralları.
6. Kurumun yapısı.

   

Bu bilgi ile okuldaki sekreterin çalışması ve görevin öngördüğü görevler herhangi bir zorluğa neden olmayacaktır. Ve bu da, kariyer büyümesi olasılığını artıracaktır.

Sekreter Hakları

Okuldaki birim sekreterinin görevlerine ek olarak, her pozisyon belirli bir dizi uzmanlık hakkı sağlar. Ayrıca iş tanımında da reçete edilir.

Okul sekreterliğini elinde tutan kişinin temel hakları listesi, personelden gerekli materyal ve bilgilerin toplanması (gerekirse ve idareden), transfer edilen emirlerin yerine getirilmesinde gecikmenin nedenlerinin açıklanması, ihlallerin tespit edildiği belgelerin sonuçlandırılması gerekliliğini içerir. Sekreter ayrıca okul personelini idare tarafından verilen emirlerin yerine getirilmesine dahil etme, kurumun yönetim faaliyetleriyle ilgili taslak belgeleri onaylama ve yönetim faaliyetlerini iyileştirme ve belgelerle çalışma sürecini iyileştirme önerileri yapma hakkına sahiptir.

Pozisyonların sorumluluğu

Okul sekreteri, acil görevlerinin, eğitim kurumunun iç düzenlemelerinin ve iş tanımının öngördüğü hakların kullanılmamasının yanlış yerine getirilmesi veya tamamen yerine getirilmemesi konusunda disiplin sorumluluğu taşır. Sorumluluk sınırları, ülkenin yürürlükteki çalışma mevzuatı ile belirlenir.

Mesleki faaliyet sırasında okula veya eğitim sürecinin katılımcılarına verilen hasar veya bir uzmanın çalışmasını düzenleyen mevcut iş tanımı ve yerel belgeler tarafından sağlanan sekreter memurunun doğrudan görevlerini yerine getirmeme yükümlülüğü sağlanır. Yükümlülük prosedürü, zarar anında ülkede yürürlükte olan medeni ve iş kanunlarına göre belirlenir.

İş etkileşimleri ve çalışma koşulları

Her şeyden önce, okul sekreterinin 40 saatlik bir çalışma haftası temelinde derlenen bir programda çalıştığını belirtmek gerekir. Ancak, aynı zamanda iş tanımı, çalışma gününün standartlaştırılmadığını gösterir. Eğitim biriminin sekreteri görevinde çalışırken, bu gerçekleri dikkate almak gerekir.

İşgücü faaliyetlerinin yürütülmesi sürecinde, eğitim kurumunun sekreteri okulun öğretim personeli, idari ve hizmet personeli ile temas halindedir. Etkileşim, okul konseyi toplantılarında, öğrenci ve öğretmen toplantılarında alınan gerekli bilgilerin müteakip sağlanması için gerçekleştirilir. Ayrıca, sekreterin mesleki görevleri, aktarılan siparişlerin, talimatların ve talimatların uygulanmasını kontrol etmeyi içerir. Ayrıca eğitim kurumu tarafından yürütülen personele ve mali ve ekonomik faaliyetlere tabidir.

Sonuç

İş tanımının yardımıyla, okulun veya diğer herhangi bir eğitim kurumunun liderliği, bir uzmanın temel mesleki görevlerini açık ve net bir şekilde sağlar, itaat, profesyonel etkileşim sınırlarını belirler, çalışanın sorumluluk sınırlarını belirler. Bu belgeyi derlerken, çeşitli uzmanların işgücü faaliyetlerini, nitelik ve bilgi rehberlerini ve diğer metodolojik literatürü düzenleyen yasal düzenlemeler dikkate alınmaktadır.