Sekreter işlevlerine sahip bir ofis yöneticisinin iş tanımı: özellikler ve gereksinimler

Sadece şirket başkanı ve çalışanları dahil olmak üzere küçük bir kadroyla bile, organizasyon sürecini yönetecek, çalışma sürecini yönetebilecek ve kontrol edebilecek sorumlu bir çalışan gereklidir - bu fikir ofis yöneticisinin iş tanımı metnini belirler.

Böyle bir pozisyon, başvuranın bir dizi spesifik beceri ve uygun eğitimin yanı sıra insanlarla etkileşim kurma yeteneğine sahip olmasını gerektirir. Ancak, bu gereksinimler listesi ile sınırlı değildir.

İş tanımı

Halihazırda bir pozisyon için başvuru aşamasında olan bir aday, bir şirketteki haklarını, görevlerini ve sorumluluk alanını düzenleyen bir düzenleme eylemine aşina olabilir. Böyle bir belgeye iş tanımı denir. Beş ana bölümden oluşur:

1. Genel Hükümler Tüm organizasyonel bilgileri içerirler: işletmenin adı, tutulan pozisyon ve ait olduğu yapısal birim. Ayrıca, itaat, bir pozisyon doldurma ve işten çıkarılma prosedürünün yanı sıra eğitim ve yeterlilik gerekliliklerini de gösterir.
2. Görevler. Bu bölüm, çalışanın sorumluluklarını ve bunların nasıl uygulanacağını listeler.
3. Çalışanın hakları, yani görevlerin etkin bir şekilde yerine getirilmesine katkıda bulunan tüm ek özellikler.
4. Bir sorumluluk. Bu bölüm uyarınca, yönetim emek, terfi veya para cezasının kalitesinin değerlendirilmesine karar verir.
5. İlişki. Bu bölüm, görevlerini yerine getirme sürecinde çalışandan kaynaklanabilecek dış ve iç birimlerle olan tüm iletişimleri yönetir.

İş tanımları yazma ilkeleri

Bu tür belgelerin hazırlanması için normatif temel, yöneticilerin, uzmanların ve diğer çalışanların görevlerinin Yeterlilik Dizini'dir (1998). Gelişimi boyunca, çalışanın görevlerini yerine getirebilmesi için pozisyon ve koşulların açıklanmasına dikkat edildi. Çalışmanın ayrıntıları belge başlığına dahil edilmiştir, örneğin “Sekreterin iş tanımı” (ofis müdürü veya muhasebeci).

Ayrıca, aynı adlara sahip, ancak farklı görevlere sahip iki gönderi varsa, bu farklılıkları yansıtan farklı belgeler hazırlanmalıdır. Personel memurunun ofis müdürünün görev tanımları, sekreter için aynı düzenleyici eylemden belirli farklılıklara sahiptir.

Office Yöneticisi Gereksinimleri

Öyle ya da böyle, bir pozisyon için adayın insanları yönlendirmesi gerekecek. Küçük bir şirketteki birkaç kişi veya büyük bir kuruluştaki tüm idari personel olabilir. Doğal olarak, başvuru sahibi kendinden emin bir PC kullanıcısı olmalı ve diğer ofis ekipmanlarıyla (tarayıcı, yazıcı veya faks) çalışabilmelidir. Ofis yöneticisi genellikle şirketin bir temsilcisidir, bu nedenle zorunlu bir konuşma ve iş mektubu yazma yeteneği bir ön koşuldur. Şirketler sıklıkla bu tür çalışanların evrak ve iş hukukunun temellerini bilmelerini ister. En az bir yabancı dilde yeterlilik hala arzu edilen bir beceridir, ancak büyük bir kuruluş için başvururken, bu zaten zorunlu koşullardan biridir.

Bazı durumlarda, ofis müdürü görevlerini diğer çalışanların işlevleri ile birleştirmek zorundadır. Bu, gerekli becerilerde bir artışa yol açar. Bu nedenle, bir muhasebecinin işlevlerine sahip bir ofis yöneticisi uygun bir eğitime ve özel programlara sahip olmalıdır.

Ana sorumluluklar

Sekreter işlevlerine sahip bir ofis yöneticisinin tipik bir iş tanımı aşağıdaki öğeleri içerir:

• hem gelen hem de giden postaları işlemek; şirket içinde yeniden dağıtılması;
• sözleşme ve sözleşmeler kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesinin zamanlaması üzerinde kontrol;
• giden ve gelen çağrıları alma;
• müşterileri ve ortak şirketlerin temsilcileri ile çalışmak;
• gerekli kırtasiye malzemelerinin mevcudiyetinin izlenmesi;
• ofis ekipmanının çalışır durumda tutulması ve arıza durumunda uzmanların aranması;
• çalışma programı içinde zaman dağılımı (bazı durumlarda başkan için);
• gerekli etkinliklerin organizasyonu (toplantılar, konferanslar, iş gezileri, kurumsal partiler);
• toplantı günlüğü;
• şirket sitesinde yeni içeriklerin güncellenmesi ve yenilenmesi.

Bu liste sadece temel gereksinimleri içerir. Yürütülen iş sözleşmesinin özelliklerine uygun olarak başka maddeler de eklenebilir. Örneğin, bir ofis yöneticisinin bir personel memurunun işlevleriyle ilgili iş tanımı, bir çalışanın tüm muhasebe belgelerini zamanında tutmasını ve sağlamasını veya yokluğu durumunda personel departmanının başkanını değiştirmesini gerektirir.

Ek Sorumluluklar

Ana işlevlere ek olarak, ofis yöneticisinin iş tanımı, şirketin yönergelerine bağlı olarak değişebilen farklı sorumlulukların bir listesini içerir. Bir ofis müdürünün idari makamlarla çalışması, yani ticaret yapma izni alması, bir şirketin veya iştirakinin bir şubesini açması vb.

En önemli görevlerden biri, yöneticisinin yokluğunda şirketin fiili yönetimidir. Tabii ki, bu sadece çalışanın güvenilecek sorumlu ve güvenilir bir kişi olarak kendini tesis etmesi durumunda mümkündür. Buna ek olarak, ofis yöneticisinin iş tanımı genellikle genel bir vekaletname hazırlama gereği hakkında bir madde içerir. Böyle bir belge, örneğin, yüksek derecede önem taşıyan posta öğelerini almak için gerekli olabilir.

Gayri resmi gereklilikler

Büyük şirketler genellikle bu pozisyon için adayların ofis yöneticisinin örnek iş tanımını önceden tanımasına izin verir, böylece gereksinimler ve sorumluluklar listesinin tamamen farkında olurlar.

Ancak, bu tür yetkileri göz önünde bulundursa bile, başvuran işletmenin birçok çalışanından biri olarak kaldığını anlamalıdır. Bu bağlamda, iş tanımında neyin yazılmadığını unutmamak gerekir. Sekreterin işlevlerine sahip bir ofis yöneticisi, gerektiğinde dağıtabilmek için hassas bir zaman duygusuna sahip bir kişi olmalıdır.

İş akışını düzenlemek için görevler

Çalışması için en önemli gereksinim verimliliktir, bu nedenle böyle bir pozisyona sahip bir kişi, tüketilen elektrik miktarını kontrol etmek için ofis malzemelerini ekonomik olarak tüketmek zorundadır.

Diğer çalışanlar için ofis müdürü neredeyse kafa ile eşittir. Bu nedenle, çalışma koşullarının kabul edilen sıhhi standartlara ve güvenlik kurallarına uygun olmasını sağlamalıdır. Son olarak, doğrudan görevlerini yerine getirirken, ofis yöneticisi sınıflandırılmış belgelere erişim kazanır, bu nedenle şartlardan biri ticari sırlar veya şirketin pazar pozisyonuna zarar verebilecek diğer bilgiler hakkında bir gizlilik anlaşması imzalanmasıdır.

Ofis Yöneticisi Hakları

Tabii ki, bu tür bir görevin yerine getirilmesi, bir çalışanın özel hakları kullanmasına izin verir. Ayrıca ofis müdürünün görev tanımında da belirtilirler. Bazılarının gizli bilgilere erişme yeteneği gibi özleri, doğrudan iş sorumluluklarını yerine getirme ihtiyacından kaynaklanmaktadır. Diğerleri güç ayrıcalıklarıyla ilişkilidir. Bu nedenle ofis müdürü, çalışanların geri kalanından üretim belgelerinde ihmal ettikleri hataları düzeltmelerini, teşvikin büyüklüğünü belirleme veya ihmalkarlara ceza uygulamalarını isteme hakkına sahiptir.

Genellikle ofis müdürü çalışanlar ve karar vericiler arasındaki bağlantıdır. Böyle bir pozisyon, daha iyi çalışma koşulları elde etmesini ve hem belirli bir departmanın hem de bir bütün olarak işletmenin çalışma kalitesini iyileştirmek için kolektif arzular sunmasını sağlar.

Satış departmanının ofis müdürünün görev tanımının özellikleri

Ofis yöneticileri büyük ve çok büyük olmayan şirketlerde uzun zamandır vazgeçilmezdir, bu nedenle böyle bir boşluğu doldurmak için bazı özel becerilere ihtiyaç duyarlar. Sık karşılaşılan bir durum, biri tarafından denetlenen özel işlevlere sahip birkaç ofis yöneticisinin aynı kuruluşta çalışmasıdır. İş tanımları esasen çakışır, ancak ek bir işlev grubunda farklılık gösterir.

Bu nedenle, ofis yöneticisi satış departmanında çalışıyorsa, iş tanımı şu öğeleri içerebilir:

• yeni satış noktaları aramak;
• talep yapısındaki değişiklikleri izlemek;
• mükemmel satış rapor belgelerinin hazırlanması;
• siparişleri ve sonraki işlemlerini almak için müşteriyle doğrudan çalışma;
• mal çeşitliliği ve fiyatların yeniden hesaplanmasındaki olası değişiklikler hakkında müşterileri bilgilendirmek;
• gerekli toplantıların düzenlenmesi;
• mal tedariki için sözleşme imzalanması.

Diğer şartlar, şirket tarafından sunulan malların özellikleriyle ilgili olabilir. Şirket gayrimenkul satışı ile ilişkiliyse, ofis müdürünün görevleri bilgi kitapçıklarının hazırlanmasını ve belirli belgelerin hazırlanmasını içerebilir.

Ofis Yöneticisi Sorumluluğu

Görevlerinin yerine getirilmemesi durumunda, ticari sırları ifşa etmek veya şirketin imajına zararlı başka eylemler yapmak da dahil olmak üzere, suç işlerken, ofis müdürü idari, medeni ve ceza kanunlarının normlarına göre sorumludur. Organizasyonda maddi hasar meydana gelmişse, ceza iş kanununun hükümlerine göre verilir.