Video: 5 Soruda Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik 2024, Temmuz
Belge akışı, faaliyetin önemli bir bileşenidir ve herhangi bir kurum, kuruluş, kuruluşun vazgeçilmez bir yönetim unsurudur. İş evrakları uygun şekilde hazırlanmalı, sistematik ve optimum şekilde taşınmalıdır. Ekonominin gelişmesiyle birlikte, insan akışının her alanında bilgi akışları ve belge sayısı artmaktadır. Bu nedenle, günümüzde, oldukça yeni bir mesleğe olan talep artıyor - bir belge yöneticisi.
Belge yöneticisi kim
Belge uzmanı, belgelerin kaydı ve muhasebesi ile ilgilenen bir uzmandır. İlgili meslekler sekreter, arşivci, katiptir.
Yönetimin idari belgeleri standartlara uygun olarak hazırlanmalı ve çalışanların ve tam olarak siparişlerin amaçlananların dikkatine sunulmalıdır. Belgeler eski olma, dolaşımdan çıkma eğilimindedir. Bu durumda, kayıt tutma ile ilgili yasal düzenlemelere göre sıralanmalı ve arşive yerleştirilmelidirler. Bütün bunlar bir belge yöneticisi tarafından yapılır.
Bir belge uzmanının iş sorumlulukları sıkıcı görünebilir. Ama bu sadece ilk bakışta. Bir belge yöneticisinin elinden, özellikle kuruluştaki belge yönetiminden yalnızca sorumlu ise, tüm bilgi akışları geçer, belgeleri kullanarak tüm departmanların çalışmalarını izleyebilir ve şirketin faaliyet ve geliştirme mekanizmalarını anlayabilir.
Büyük kuruluşlarda, uzmanların belgelerle çalışmadaki sorumlulukları genellikle bölünür: tasarım, kayıt, elektronik veritabanına girme, yürütme kontrolü, depolama farklı insanlar ve hatta tüm departmanlar tarafından gerçekleştirilir.
Bir belge yöneticisinin bilmesi gerekenler
Bilgilerin kısa, açık ve net bir şekilde sunulduğu belgeleri doğru bir şekilde hazırlamak için, bir uzman her türlü belgeyi derlemenin amacını ve biçimlerini bilmelidir. Yasal olarak bağlayıcı bir belgenin neye benzediğini bilmek için hukukun temellerine sahip olması gerekir.
Günümüzde belgelerin çoğu elektronik ortamda saklandığından ve bilgisayarla bilgi alışverişi gerektiğinden, belge yönetimi uzmanı yazılımı anlamalıdır. Elektronik veritabanları oluşturmalı ve belgeleri oluşturmak, saklamak ve iletmek için otomatik sistemlere hizmet veren personel ile iletişim kurabilmelidir.
Belgeleri arşivde saklamak için bir uzmanın belirli kuralları ve özellikleri bilmesi gerekir. Belgelerin amacı ve gizliliği, terimleri, saklama koşulları - bu kriterlere göre, arşivdeki belgeleri sıralamanız ve daha sonra etkili bir arama sistemi oluşturmanız gerekir.
Dokümantasyon Sorumlulukları
Bir kurumdaki doküman yöneticisinin iş sorumlulukları şunları içerir:
- belgelerin hazırlanması, muhasebeleştirilmesi, saklanması ve kontrolü;
- iş akışının sistemleştirilmesi ve belgelerin hareketinin sağlanması;
- Kuruluş içinde en uygun belge akışının düzenlenmesi;
- depolama organizasyonu ve dokümantasyon sınıflandırıcılarının geliştirilmesi;
- geçerliliği sona eren belgelerin sıralanması, değerinin incelenmesi ve arşivine aktarılması;
- gelen belgelerin düzenlenmesi;
- standart formların ve belge sayfalarının geliştirilmesi;
- kayıt numaralarının ve endekslerin ve elektronik depolama adreslerinin oluşturulmasıyla belge tabanlarının oluşturulması;
- toplantılar, müzakereler ve toplantılar için gerekli materyallerin hazırlanması.
Önde gelen belge yöneticisi, aslında aynı, ancak daha büyük bir sorumluluk payı ile resmi görevleri yerine getirir, ayrıca daha düşük dereceli çalışanlara görev verir.
Bir eğitim kurumunda doküman yöneticisinin iş sorumlulukları
Bir eğitim kurumundaki belge yöneticisi, diğer yasama işlemlerinin yanı sıra Rusya Federasyonu “Eğitim Hakkında” Yasasını bilmelidir. Anaokulları ve okullar sınırlı bir personele sahip olduğundan, bir doküman yöneticisi bir sekreter, bir katip ve bir personel çalışanının görevlerini eğitim kurumlarında (02.12.2000 No. 03-51 Rusya Federasyonu Eğitim Bakanlığı'nın mektubu) çalışmak için metodolojik önerilerle yönlendirilir. / 64).
Bir anaokulunda belge yöneticisinin görevleri, diğer şeylerin yanı sıra, çalışanlarla iş sözleşmelerinin hazırlanması ve kişisel dosyaların yürütülmesi ve bir çocuk kitabının tutulmasını içerir. Ayrıca bir askeri kayıt masası ile çalışmakta ve kurumda askeri sorumlu çalışanlar varsa uygun belgeleri muhafaza etmektedir.
Belge yöneticisi, koşullu hareketler hakkında taslak idari belgeler hazırlayarak ve kişisel dosyaları doldurarak, öğrencilerin alfabetik bir kitabını tutarak ve okul çalışanlarının okul çalışma saatlerini dikkate alarak, öğrencilerin kişisel dosyalarının arşive aktarılmasını işleyerek ve işleyerek okuldaki resmi görevleri tamamlar.
Yükseköğretim kurumları sadece eğitim faaliyetlerini değil, bilimsel faaliyetlerini de yürütmektedir.
Bir üniversitedeki belge yöneticisinin görevleri, en azından genel olarak belirli bir fakültenin profilini anlamak için bir uzman yapar, çünkü toplantılar ve toplantılar için belgeler hazırlamak ve dekan adına tutanaklarını ve telefon konuşmalarını tutmak zorundadır.
Belge yönetimi uzmanının kişisel özellikleri
Dikkat, belgelerle çalışma konusunda bir uzmanın en önemli kalitesidir. Doğruluk, titizlik ve sorumluluk, iş kağıtları ile çalışmak için gerekli kişisel niteliklerin listesini tamamlar. Verilerdeki hatalar, yasaların ihlali, belge kaybı bir sözleşme veya personel denetimi yapılırken şirkete çok pahalıya mal olabilir.
Bir belge yöneticisinin birlikte çalıştığı bilgi hacimleri iyi bir bellek gerektirir.
Herhangi bir alanda çalışmak için, kağıtlarla çalışırken ve personel yönetimi - ve örgütsel yetenekler, yaratıcılık ve iletişim becerileri alanında azim ve okuryazarlığa ihtiyacı vardır.
Doğru hedeflerin belirlenmesi ve girişimci nitelikler olarak adlandırılan şirketin yapısıyla çalışmak, belge yöneticisinin en uygun iş akışını ve sınıflandırıcıyı organize etmesi için gereklidir.
Genellikle küçük firmalarda belge yöneticisi tek başına çalışır. Öz-örgütlenme, disiplin ve öz-kontrol etkili çalışmanın düzenlenmesine yardımcı olur.
Dokümantasyon Gereksinimleri
Belge yönetimi için sağlam bir düzenleyici çerçeve eğitim gerektirir. Bu nedenle, işe alınırken, “Dokümantasyon”, “Bir işletmenin dokümantasyon desteği” uzmanlık alanlarında bir yüksek öğrenim kurumunun veya ikincil bir özel eğitim kurumunun diploması gereklidir. İlgili uzmanlık alanları da vardır: “Hukuk alanında dokümantasyon desteği” veya “Bir işletmenin bilgi desteği”.
Yasama ve yönetmelikler, iş akışıyla ilgili üst organların idari, normatif ve yol gösterici dokümanları, doküman yöneticisinin bilmesi gereken dokümanlar için genel şartlardır. İş sorumlulukları, dokümantasyon sistemlerinin analiz, araştırma, tasarım, uygulama ve geliştirme yöntemleri, otomatik kontrol sistemlerinin tasarımı ve işletilmesi hakkında bilgi veya en azından temelleri gerektirir; arşivleme organizasyonu ve temel programlama.
Belge yöneticisi mesleğinin avantajları ve dezavantajları
Bir belge yöneticisinin mesleği evrenseldir. Uzmanlık alanındaki bir diploma ve bilgi, mezunların herhangi bir organizasyonda çalışmasına izin verir, çünkü iş akışı her yerde. Bu mesleğin ana avantajı.
İkinci avantaj, sadece belge yöneticisi olarak değil, yönetici, arşivci, katip, sekreter yardımcısı, ofis müdürü, müdür yardımcısı olarak çalışma fırsatı olarak düşünülebilir.
Üçüncü artı, görünüşte rutin çalışmalara rağmen, belge yöneticisinin kuruluştaki bilgi akışlarının merkezinde olması ve neredeyse tüm sırlarının sahibi olmasıdır. Bazen, üst yönetime ek olarak, bu sırların tek sahibidir.
İş tecrübesi ve girişimci ruh, belge yöneticisinin istediği takdirde bilgi hizmetlerinin sağlanması için kendi işini düzenlemesine izin verir.
Mesleğin avantajları, işletmenin profiline ve katı bir çalışma programına bakılmaksızın, ofiste iyi koşullarda çalışmayı içerir.
Belgesel mesleğinin dezavantajları tekdüzelik ve en önemlisi büyük bir sorumluluktur.
Belge yöneticisi nerede çalışabilir?
Profillerinde eğitim alan belge yöneticileri her türlü belge (muhasebe, personel, bilimsel ve teknik) ile çalışabildikleri için çeşitli kuruluşlarda talep edilebilirler:
- hem yerel hem de eyalet yetkililerinde;
- bölüm yönetim organlarında;
- mühendislik ve tasarım, araştırma enstitüleri, sağlık, arşiv, kütüphane ve müzede, kolluk yapılarında arşiv ve belgesel hizmetlerinde;
- idari hizmetler ve ticari yapıların bölümlerinde: evrak işleri, ofis yönetimi, personel yönetimi;
- Bilgi sistemleri, dokümantasyon danışmanlığı, bilgi güvenliği denetimi geliştirme işinde.
Bir doküman yöneticisinin kariyer gelişimi işin bulunduğu yere bağlıdır. Büyük yapılarda, işler müdürüne, küçük olarak - müdür yardımcısına yükselebilir. Belge yönetimi kariyerinin zirvesi, Hükümet ve Rusya Federasyonu Başkanı için belgelerin hazırlanması olarak düşünülebilir.
