Meslek sekreteri. Referans

Birçok kız, sekretere sevk pozisyonu ile bir kariyere başlamayı hayal eder. Bu tamamen normal ve makul bir arzu. Sadece herkes bunun için neyin gerekli olduğunu düşünmez (çekici bir görünüm hariç). Ama buna değecek. Sonuçta, atıf sadece liderin yanındaki “güzel bir yüz” değildir. Aksine, tüm konularda bir “rehber” dir: her durumdan bir çıkış yolu bulan her şeyi bilen ve akıllı bir kız. Hadi daha yakından bakalım.

Yapabilmek için gerekenler

Herhangi bir kuruluşta, sekreterin yönlendirdiği bir talimat vardır. Resmi görevlerin bir listesini (bazen ayrıntılı, bazen çok değil) içerir. Bunlar becerileri içerir. Böyle bir işe girdiği için şanslı bir kişi, müşterilerle iletişim kurabilmeli, müzakere (kişisel ve telefon), malzeme seçip organize edebilmeli, özetler hazırlayabilmeli ve daha fazlasını yapmalıdır. Yani, bu kişinin çok fazla beceriye sahip olması gerektiği açıktır. Ayrıntılar şirketin yönüne bağlıdır. Bu nedenle, örneğin, yasal karışıklıkları anlamak için bir hukuk danışmanı gerekir. Bu pozisyonun örgütsel sorunları çözme kabiliyeti ile ilişkili olduğu görülür. Başka bir deyişle, referans liderin “sağ eli” dir. Her zaman kanatlarda, patronun çalışması için ihtiyaç duyduğu her şeyi bilmeli.

Bazı “özel” meslek soruları

Burada genellikle “perde arkasına gizlenmiş” konuların açıklığa kavuşturulması gerekir. Referans tam olarak patronla en çok iletişim kuran kişi olduğundan, bazı diplomatik yeteneklere sahip olması gerekir. Neden? Çok basit: liderin (özellikle büyük bir ekibin) ilişkinin tüm nüanslarıyla başa çıkmak için zamanı yok. Genellikle iş adamıdır. Birinin doğum günü olacak, kimin doğum yapacağı, kimin çocuğu olduğu - bu sadece çalışma anlarıyla bağlantılı olarak onu ilgilendirir. Bütün bu "küçük şeyler" sekreter yardımcısının omuzlarına düşer. Patronun tatilin ekipte yaratılan gerilimi (dikkatine değiyorsa) bildirmek zorunda olduğunu patrona söylemekle yükümlüdür. Bu nedenle, önce yardımcı sekreterin kendisinin bunu çözmesi, fazlalığı elemesi ve ardından yöneticiyi “yüklemesi” gerektiği ortaya çıktı. Bu iş kolay değil! Ancak bu gayri resmi görevler alanındaydı.

Ana fonksiyonları

Hemen hemen tüm ofis işleri sekreter yardımcısının küçük firmalardaki payına düşmektedir. Büyük ölçüde - bir kısmı. Yani, mektup oluşturmayı, alımı ve gönderimi, kaydı, dağıtmayı (varsa) doğru bir şekilde düzenlemeyi öğrenmelisiniz. Rus dili hakkında tam bilgi sahibi olmadan bir kişinin yapamayacağı açıktır. Hata mektupları şirketin şımarık yüzüdür. Bazen yabancı dil bilgisine sahip bir kişinin bu pozisyonda çalışması gerekebilir. Ayrıca, başvuru sahibi, şirket çalışanlarını (veya bölümlerini) birbirine bağlayan kişidir. İşlevleri, büyük bir şey üzerinde çalışan yapısal birimler arasında bilgi akışlarının doğru dağılımını içerir. Referans, bir çok ayrıntı ve gerçeği akılda tutmak zorunda olduğundan, oldukça karmaşık bir meslektir. Tüm bunlar liderin rahat hissetmesi, ana hatta önemsiz şeylerin dikkatini dağıtmaması için gereklidir.

Kişisel nitelikleri

Başvurunun eseri iletişime dayalı olduğundan, pozisyon için iletişimsel, çatışmasız bir kişi seçerler. Herhangi bir şirkette bu bir “anahtar” görevdir. Onu işgal eden kişi hem lider hem de meslektaşlar üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Bu nedenle, dürüstlük sadece gereklidir. Ayrıca, sekreter yardımcısı dakik, akıllı, hatta yaratıcı olmalıdır. Kişi herhangi bir durumdan kabul edilebilir bir yol bulabilmelidir. Gözden geçiren, her şeyden önce işverenin “yüzü” hakkında, sonra da kendisi hakkında düşünür. Sorumluluk seviyesi sadece yüksek değil, küreseldir. Herkes böyle bir yükle başa çıkamaz. Bu nedenle, böyle bir pozisyona başvurmadan önce dikkatlice düşünmeniz gerekir. İşyerindeki sekreter yardımcısı, ilgi alanlarını arka plana koyabilmelidir. İlk olarak - patronun çalışması için gerekli olan her şey. Bu arada, bu nedenle çoğu zaman kızlar bu pozisyonu işgal eder, çünkü kadınlarda komşuya bakmak kandadır.

Kesin bilgi

Bu kadar yakın iletişimde, kamuoyuna açıklanmaması gereken birçok gerçeğin referans tarafından bilineceği açıktır. Bunlar sadece profesyonel sırlar ve ticari sırlar değildir. Genellikle, yakın bir arkadaş olarak sekreter güvenilir ve kişisel bilgilerdir. Başvuranın gizli bilgileri saklayabilmek için gerekli olduğunu belirtmekte fayda var mı? Bu onun ana mesleki becerilerinden biridir.

Hangi eğitim gerekli

Başkan, faaliyet yönüne bağlı olarak bir referans seçmeye çalışır. Yani, başvuru sahibinin şirketin çalışmasına karşılık gelen bir diploması olmalıdır. Buna ek olarak, hukuk eğitimi almış kişiler genellikle bu pozisyon için seçilir. Sık sık anlaşmalar yapmak, diğer belgeleri hazırlamak zorundaysanız, bu kullanışlıdır. En basit gereklilikler arasında: tüm bilgisayar programlarında (ofis) akıcılık, baskı yeteneği (hızlı ve yetkin). Referans, aslında bir danışman olduğundan, hem Web'de hem de çevrimdışı bilgi bulma becerisine sahip olmanız gerekir. Hızlı tepki veren akıllı bir kişi, duruma nasıl hızlı bir şekilde hakim olacağını bilmeyen “doğru” diplomanın sahibinden daha sık böyle bir pozisyona alınır.

İş yeri

Sekreteri yönlendiren kişi olarak böyle bir pozisyon hemen hemen her ofiste. Genellikle sadece bu şekilde denir ve bir kişi çeşitli işlevleri yerine getirir. Her şey şirketin büyüklüğüne, görevlerine, çalışan sayısına bağlıdır. Bazı işletmelerde, sekreter aynı zamanda bir muhasebecinin, diğerlerinde - bir avukat vb. Bu, kariyer gelişimi isteyen bir kişi için harika bir başlangıç. Kısa bir süre için, birçok beceri ustalaşabilir, çeşitli mesleklerde ustalaşabilirsiniz, ana şey şirketin çalışmalarını anlamak, her şeye kendi ellerinizle "dokunmak" tır. Ama çok çabuk “dönmelisin”. Çünkü birçok bilginin yüksek hız modunda işlenmesi gerekecektir. Ancak her şey yolunda giderse, elde ettiğiniz bilgi, sizin için tanımladığınız çizgilere bağımsız bir çıkış başlatmak için yeterli olacaktır. Ama bu hiç gerekli değil. Bir referans mesleği, ciddiye alırsanız, kendi başına ilginçtir. İzin vermiyor

dar bir yöne doğru koşmak, sürekli yeni bilgi birikimine hakim olmak, geliştirmek.

Nasıl röportaj yapılır?

Böyle sorumlu bir işle başa çıkacağınıza karar verirseniz, mevcut boş pozisyonlar için bir özgeçmiş sunmalısınız. Cevapların okuryazarlığını kontrol ettiğinizden emin olun. Yazım hatalarının hemen sıfıra düşeceğini unutmayın. Stil aynı zamanda iş kısıtlanmış olmalıdır. Kelimelerinizin her biri dikkatlice tartılacak ve kasıtlı olacaktır. Sonra “denemeler” başlayacak. Lidere layık bir asistan olabileceğinizi kanıtlamak için biraz zaman ayırmanız gerekecek. Her şirket kendi yöntemlerini bulur. Ancak, çeşitli yetkililerle konuşmanız, birkaç resmi belge hazırlamanız, birkaç telefon görüşmesine cevap vermeniz gerektiğine hazır olun. Görünüşünüzün sıkı bir şekilde kontrol edileceği gerçeğini de dikkate almalısınız. Yani baştan ayağa “inceleyecekler”. Çoğu zaman, bir iş tarzı giyim (makyaj, saç modeli) göstermeniz gerekecektir. Güçlü aromaların kullanılması da istenmez. Her şeyi düşün! İçinizdeki her şey gizli ama çekici olmalı. İpucu: mütevazı kalın, ancak kendinden emin olun. Akıllı ol, ama kibirli değil. O zaman her şey kesinlikle işe yaramalı!