Röportaj tekniği ve kuralları. Aşamalar ve görüşme yöntemleri

Pozisyon için başvuranlar, kural olarak, görüşmeden önce endişelenir ve dikkatlice hazırlanırlar. Ancak işveren için bu olay daha az sorumlu değildir. Değerli bir uzmanı kaçırmamak için, bir işveren bir görüşme yapma kurallarını iyice bilmelidir.

Temel görüşme türleri

Her şeyden önce, işveren, pozisyon için başvurucu ile toplantının nasıl yapılacağına karar vermelidir. Bu görüşmenin sırasını ve kurallarını büyük ölçüde belirler. Teknikler aşağıdaki gibidir:

• Biyografik röportaj. Böyle bir röportaj sırasında, işveren adayın önceki iş deneyimi hakkında mümkün olduğunca çok şey öğrenmeye çalışır. Böylece, yetenekleri hakkında sonuç çıkarabilir ve böyle bir çalışanın kuruma ne gibi faydalar sağlayacağını tahmin edebiliriz.
• Durumsal röportaj. İşveren adaya pratik bir görev (varsayımsal veya gerçek) sunar. Bu, başvuranın gerçek becerilerini, düşüncelerini ve zor durumlardan bir çıkış yolu bulma yeteneğini değerlendirmeyi mümkün kılar.
• Yapılandırılmış mülakat. İşveren önceden gruplar halinde bir soru listesi hazırlar. Böylece, işveren tam olarak kendisi için gerekli olan bilgiyi alır.
• Yeterlilik mülakatı. Görüşme sırasında işveren, potansiyel çalışanın iş kalitesi için gerekli özelliklere ve becerilere sahip olup olmadığını öğrenir.
• Stresli röportaj. Adayın duygusal strese karşı direncini ve öngörülemeyen durumlara tepki hızını değerlendirmek için işveren onu delirtmeye çalışır. Bunun için kışkırtıcı sorular veya beklenmedik püf noktaları kullanılabilir.

Mülakatın aşamaları

Kuruluşunuz için en iyi çalışanları elde etmek için işveren görüşmenin yöntem ve kurallarını bilmelidir. Adımlar aşağıdaki gibidir:

• Eğitim. İşveren görüşmenin zaman dilimini ve içeriğini belirler. Adayların özgeçmişleri ile ilgili bir çalışma yürütülmekte ve kabaca bir soru listesi hazırlanmaktadır. Niteliksel olarak yürütülen eğitim başarılı bir görüşmenin anahtarıdır.
• Ön iletişim. Bu, katılımcıların kendilerini tanıttığı hoş geldiniz kısmıdır ve işveren toplantıyı yapmanın amacını ve prosedürünü açıklar. Bu aşama, toplam görüşme süresinin dörtte birini oluşturmaktadır.
• Ana bölüm. Bu aşamada işveren, başvuranın yeterlilikleri ve kişisel nitelikleri gibi önemli hususlar bulur.
• Son aşama. İşveren konuşmayı bitirir ve ara sonuçları özetler.
• Karar verme. İşveren, boş bir pozisyon için tüm başvuru sahipleriyle görüştükten sonra, alınan bilgileri analiz eder ve nihai kararı verir.

Mülakat hedefleri

Etkili görüşme ancak işveren ne bilmek istediğini açıkça anladığında mümkündür. Başvuru sahibi ile iletişim kurarken, aşağıdaki soruların cevaplarını almalısınız:

• Yeni bir iş bulmanın gerçek nedeni. Bir kişi iş sözleşmesinin veya disiplinin şartlarını ihlal ederse, bunun tekrar gerçekleşmesi mümkündür.
• Aday çalışkan mı yoksa tembel mi? İşin kalitesi buna bağlıdır.
• Muhatabın tepkisi ne kadar hızlı? Değişen çalışma koşullarına ne kadar sürede uyum sağlayabileceğine bağlı olacaktır.
• Muhatabınız ne kadar inisiyatif? Böylece işi kendi başına yapıp yapmayacağını veya sürekli açık emirler bekleyip bekleyemeyeceğini anlayacaksınız.
• Kişi ne kadar düşünceli? Bu potansiyel meslektaşları ile ilişkisini belirleyecektir.

Anahtar Kurallar

Potansiyel bir çalışanla röportaj zor ve sorumlu bir olaydır. İşverenin çok çaba sarf etmesi gerekiyor. Özellikle röportaj için şu temel kurallara uymalısınız:

• Belgeleri hazırlayın. Parmaklarınızın ucunda adayların bir listesi ve her birinin bir özeti, yaklaşık bir soru listesi, iş tanımları olmalıdır. Her başvuru sahibine ayrı bir cevap formu atanmalı ve notlar için birkaç boş sayfa da olmalıdır.
• Rahat bir çevreye dikkat edin. Oda temiz, iyi havalandırılmış olmalıdır. İşyerinde yabancı cisimler olmamalıdır.
• İlk dakikalarda dikkatli olun. Kural olarak, muhatabın ilk izlenimi, konuşmanın başlamasından üç ila dört dakika sonra oluşur.
• Aralar vermek. Pozisyon için farklı adaylarla yapılan görüşmeler arasında en az yarım saat geçmelidir. Aksi takdirde, yeni muhatabına bir öncekinin kalıntı izlenimini aktarabilirsiniz, bu da hatalı bir karara neden olabilir.
• Disiplini hatırla. Görüşmeye zamanında gelmeli veya toplantıyı yeniden zamanlamadan önce başvuru sahibine bildirmelisiniz.
• Röportajın ilerlemesini kaydedin. Her şeyi hatırladığınız anlaşılıyor, ancak konuşmanın bitiminden birkaç dakika sonra önemli noktaları unutabilirsiniz. Ve yazılı notlar, hafızadaki başvuru sahibi hakkındaki bilgileri hızla geri yüklemenize yardımcı olacaktır.

Başvurana ne sorulur

Boş bir pozisyon için bir adayla röportaj yapma kuralları da temel soru listesini belirler. Başvurana sormanız gerekenler şunlardır:

• "Bize önceki çalışmalarından bahset." Cevap, kişinin önceki lider ve organizasyona karşı tutumunu anlamanıza yardımcı olacaktır. Aynı şekilde, gelecekte kuruluşunuzdan da söz edebilir.
• "Neden bu boşlukla ilgileniyorsun?" Bir kişi basmakalıp bir şekilde cevap vermezse, işi gerçekten anlar ve bu yönde büyümek ister.
• "Bize güçlü ve zayıf yönlerinizden bahsedin." Başvuranın kendisini ne kadar dürüst ve nesnel olarak değerlendirdiğini anlamak önemlidir.
• "Neden önceki işinden ayrıldın?" Başvuranı tam olarak neyin yönlendirdiğini anlayabileceksiniz - çatışma, inançsızlık veya büyümek ve hayatınızı daha iyi hale getirmek arzusu.
• "Kuruluşun hedeflerine ulaşmada nasıl yardımcı olabilirsiniz?" Cevap, bir kişinin kuruluştaki rolünün ne kadar farkında olduğunu, işin özelliklerini ne kadar anladığını size bildirecektir.
• "Bir önceki işinizde ne gibi başarılar elde ettiniz?" Cevap, kişinin kişisel veya genel bir sonucu hedefleyip hedeflemediğine dair bir fikir verecektir. Aynı derecede önemli olan, sayılarla doğrulanan soyut veya spesifik cevaplar verir.
• "Neden seni işe almalıyız?" Kendinizi sunma yeteneğinizi değerlendirin.
• "Önceki işveren senin hakkında ne söyleyebilir?" Özgeçmişin size tavsiyelerde bulunabilecek kişilerin irtibatlarını içermesi iyidir.

Standart dışı sorunlar

Röportaj hazırlamak ve yürütmek için standart kurallara güvenmeye her zaman değmez. Bazen biraz yaratıcılık göstermeniz gerekir. Başvuru sahibine sorabileceğiniz bazı yaratıcı sorular şunlardır:

• "Kendini hangi süper kahramanla karşılaştırırdın?" Bu, konuştuğunuz kişinin gerçek doğasını ve değerlerini tanımanıza yardımcı olacaktır.
• "İdeal mesleğini tanımla." Böylece, teklif ettiğiniz koşulların başvuranın fikirlerine nasıl karşılık geldiğini anlayabilirsiniz.
• "Yeni takıma nasıl katılmayı planlıyorsun?" Bu sorunun cevabı size, başvuranın ne kadar arkadaş canlısı olduğu, yerleşik disiplinin ayrıştırılıp ayrıştırılmayacağı hakkında bir fikir verecektir.
• "Öğrenciye özü (terimi) açıklayın." Böylece muhatabın soruyu gerçekten anladığını veya sadece öğrenilen terimlerle çalışıp çalışmadığını anlayacaksınız.
• "Aile tatilinizi iş için kesintiye uğratmaya hazır mısınız?" Bu size potansiyel çalışanınızın ne kadar dürüst olduğu hakkında bir fikir verecektir.

Dış deneyim

İş görüşmeleri yapma kuralları dünyanın farklı ülkelerinde biraz farklıdır. Bu tür yerleşik yöntemleri ayırt edebiliriz:

• İngiliz yöntemi. Her zamanki yerli yöntemden çok farklı değildir. İşverenler, başvurana iş deneyimi ve eğitim hakkında sorular sormaktadır. Başarısız olan bir kişiye ailesi ve sosyal statüsü sorulur.
• Amerikan yöntemi. Amerika'da iş görüşmeleri yapma kuralları gayri resmi bir atmosfer yaratmak anlamına gelir. Kural olarak, akşam yemeği sırasında veya şehir dışında değerli personel ile bir röportaj yapılır. Böyle bir ortamda bir kişinin kişisel niteliklerinin en iyi şekilde ortaya çıktığı düşünülmektedir.
• Alman yöntemi. Almanlar titizlikle personel seçimine yaklaşıyor. Bir işveren için, önceki iş yerlerinden gelen tavsiyeler önemlidir. Başvuru sahibi tarafından sunulan hacimli belge paketi komisyon tarafından analiz edilir. Ancak bu “eleme aşamasını” geçtikten sonra planlanan kişisel bir toplantı yapılır.
• Çin yöntemi. Adaylarla görüşme kuralları daha çok bir üniversite sınavına benzer. Başvuranlar, belirli puanlar aldıkları birçok yazılı ve sözlü görev yaparlar. Sınav sonuçlarına göre, mülakata kabul edilecek "liderler" seçilir. Çinliler bilginin ilk sırada olduğuna inanıyor, çünkü eğitimli bir kişinin herhangi bir işte eğitilmesi kolay.

Telefon görüşmesi

Kuruluş çok sayıda özgeçmiş alırsa, uzak modda bir ön görüşme aşaması yürütmeniz önerilir. Kısaca, bu modda bir röportaj yapmak için kurallar aşağıdaki gibi formüle edilebilir:

• Kendinizi tanıtın ve kişinin konuşmasının uygun olup olmadığını netleştirin. Değilse, bir arama süresi ayarlayın.
• Bana hangi kuruluştan ve hangi boşluğu aradığınızı söyleyin. Kural olarak, başvuru sahipleri aynı anda birkaç yere özgeçmiş gönderir.
• Özgeçmişi inceledikten sonra her şeyin sizin için net olup olmadığını netleştirmek için sorular sorun.
• Adayın sizin için uygun olmadığını hemen fark ettiyseniz, kibarca özür dileyin ve elveda deyin. Kendi veya başkalarının zamanını boşa harcamayın.
• Adayı beğendiyseniz, hemen görüşme için bir yer ve zaman atayın. Başvuranın yanına alması gereken belgeleri belirtiniz.

Faydalı ipuçları

Katı görüşme yönergelerine ek olarak, birkaç yararlı yönerge de izlemelisiniz. Deneyimli işverenler için bazı ipuçları:

• Engel oluşturmayın. Birçok işverenin hatası, masaüstünden iş arayanlarla iletişim kurmalarıdır. Muhatapların eşit şartlarda sandalyelere oturması daha iyi olacaktır. İşverenin işyerinin yanına başvuru sahibi için bir sandalye de koyabilirsiniz.
• Az konuş. İşveren görüşme sırasında daha fazla dinlemelidir. Öncü sorular sormamak ve ipucu vermemek için kendinizi kontrol edin.
• Durumu etkisiz hale getirin. Muhatap üzerine baskı uygulamayın ve gözünüzü korkutmayın. Sohbete bir şaka ile başlayın. Böyle bir ortamda, bir kişi kişisel ve mesleki niteliklerini daha iyi ortaya çıkaracaktır.
• Toplantıyı geciktirmeyin. Röportajın ilk dakikalarından bir kişinin sizin için uygun olmadığını anladıysanız, zamanınızı boşa harcamayın. Görüşmeyi özür diler ve sonlandırır.
• Sık sorulan sorulardan kaçının. Çalışan deneyimliyse, birçok görüşmeye katılmış olmalı, yaklaşık soru listesini biliyor ve cevapları hazırlayabiliyor. Göreviniz muhataptan vazgeçmektir.
• Diyaloğun ilerlemesini kontrol edin. Personel seçimi sırasında röportaj yapmanın temel kurallarından biri konuyu terk etmemektir. Başvuru sahibi profesyonel çizgiden sapmaya başlarsa, doğru yola geri dönmek için tereddüt etmeyin.
• Konuşmayı her zaman olumlu bir notla bitirin. Aday size uygun olmasa bile, ona iyi bir şekilde veda edin, başarılar dileyin.
• Bir yazışma tablosu yapın. Bu, ihtiyacınız olan başvuru sahibinin özelliklerinin varlığını veya yokluğunu işaretlemek için uygun bir formdur. Bu form özellikle birden fazla adayı karşılaştırmanız gerektiğinde kullanışlıdır.

Ne uyarmalı

Mülakat kavramı ve davranış kuralları, işverenin özel dikkatini gerektirir. Potansiyel bir çalışanla yapılan bir konuşmada, bu tür anlar için uyanık olmalısınız:

• Önceki iş yerinde kısa bir süre. Kural olarak, işverenler iki yıldan fazla bir süredir tek bir kuruluşta kalmamış insanlara şüpheyle bakıyorlar. İstisna, nesnel nedenlerdir (tehcir, bir işletmenin tasfiyesi, iş hukukunun ihlali).
• Başvuran tarafından kendi esasları ve avantajları hakkında çok renkli bir açıklama. Bunun farkında olmalısınız: gurur ya da abartı tezahürü mü?
• Önceki iş deneyimi hakkında puslu bir hikaye. Eğer muhatap iş sorumluluklarını açıkça tanımlayamıyorsa, bu işe yaramaz bir tutum gösterir.
• Çok fazla iş deneyimi. Garip bir şekilde, bazen hiç deneyimi olmayan bir kişiyi uzun yıllar tek bir yerde çalışan birinden tercih etmek daha iyidir. Yeni başlayanlara sıfırdan öğretmek, deneyimli bir işçiyi kendi ihtiyaçlarınıza göre yeniden yapmaktan çok daha kolaydır.

İşveren Hataları

Bir röportaj yapmak için temel kuralları öğrenmek yeterli değildir. Ayrıca, işe alımcılara bu süreçte izin vermemek için tipik hataları incelemelisiniz. Her şey bununla ilgili:

• İş başvurusunda bulunanlar için kriterler açıkça tanımlanmamıştır.
• Aynı sorular röportajın farklı aşamalarında.
• Özetin verilerinin "düşünerek" yanlış yorumlanması, ancak açıklığa kavuşturulması ve belirtilmesi ile yanlış yorumlanması.
• Başvuranın kişisel önyargının etkisi altında değerlendirilmesi (örneğin, milliyete, dini bağlılığa, siyasi tercihlere, görünüşe göre).
• Muhatap tarafından psikolojik saldırıya maruz kalma.
• Başvuranın olumsuz özelliklerine karşı aşırı duyarlılık.
• Boş bir pozisyon için aday arayan acele.
• Görüşme sonuçlarına dayanan net bir karar verme sisteminin eksikliği.
• Başvuran ile görüşme sona erdi.